Um administrador de empresas tem diversas atribuições e o foco é muito importante para que o seu trabalho seja eficaz, fazendo com que a empresa alcance bons resultados em seu exercício.
Para suprir demandas necessárias, mas que tiram o centro da atividade principal das organizações, surgiram os serviços de terceirização. Esse tipo de prática consiste em contratar uma outra empresa ou pessoa especializada para realizar os serviços que não são o objetivo da companhia e que podem ser melhor executados por especialistas.
A partir do processo de terceirização surgiu, então, um dos conceitos da administração: a quarteirização. Nessa modalidade, o gerenciamento das empresas terceiras prestadoras de serviço é feito por uma outra equipe. Assim todas as atividades, serviços e fornecimentos de uma companhia que podem ser terceirizados são controladas por parceiros especialistas de cada setor.
Agora que você já sabe o que é a quarteirização, você entenderá melhor, neste post, como esse processo vem sendo utilizado nas empresas para gerenciamento de serviços e as suas principais vantagens. Preparado? Siga conosco e boa leitura!
Quais são as vantagens da quarteirização?
A quarteirização pode ser muito vantajosa para alguns tipos de serviços. Confira alguns benefícios que esse modelo oferece, a seguir:
Redução de despesas
As empresas que não utilizam a quarteirização para a administração de serviços prestados por terceirizadas — e optam por realizar essa tarefa internamente — são forçadas a manter estruturas internas robustas.
Muitas delas apresentam níveis gerenciais, processos de seleção, contratação e gerenciamento dos parceiros, o que acaba tornando os trâmites muito caros. Outro fator que influencia diretamente no aumento das despesas das companhias, é o pagamento de passivos trabalhistas.
Com a quarteirização de serviços, a contratante não precisa se preocupar com despesas extras além do salário e também não lida diretamente com direitos trabalhistas, como férias, vale-transporte, 13º salário, FGTS, entre outros, que afetam o fluxo de caixa.
Identificação de erros e oportunidades
A quarteirização permite uma rápida identificação de problemas. Mas não apenas isso, ela também pode ser determinante para a empresa conquistar novas oportunidades. Um olhar de fora do processo facilita a identificação de falhas, já que a equipe não está enviesada e imersa todos os dias na mesma tarefa.
O modelo pode impactar profundamente no faturamento, já que estar inserido dentro do negócio interfere diretamente nos custos operacionais e nas ações organizacionais como um todo.
Maior engajamento
Quando não se adota a quarteirização é necessário um maior esforço interno — principalmente da área de gestão de pessoas —, o que nem sempre é efetivo. Isso faz com que a atualização de processos não seja constante e os profissionais não sejam motivados e engajados da maneira correta.
Adotando o novo conceito da administração, a contratante não precisa se preocupar com performance, desenvolvimento e carreiras dos colaboradores, já que a empresa contratada atuará diretamente nesse sentido.
Foco no crescimento
Os negócios atuais estão cada vez mais dinâmicos e demandam ações que facilitem as tomadas de decisão. Investir na quarteirização e suas aplicações, faz com que os serviços se tornem mais abrangentes e, como consequência, os gestores ganham mais tempo para focar no crescimento da companhia, tomadas de decisões e ações estratégicas.
Estreitamento de processos
Tendo em vista a importância — principalmente para empresas de base tecnológica —, em manter uma estrutura organizacional enxuta, a quarteirização se torna um agente facilitador desse processo. Isso porque o time terá um menor investimento e uma comunicação mais eficaz com uma equipe reduzida.
Como implementar a quarteirização?
Quando uma empresa decide utilizar a quarteirização em seus serviços, os gestores devem se atentar a algumas particularidades que são essenciais para que o modelo funcione.
Uma delas é substituir bem os processos internos existentes ou criar procedimentos que ainda não existem, mesmo que a empresa prestadora de serviços não esteja diretamente envolvida no ambiente organizacional.
Por isso, antes de contratar esse serviço fique atento às seguintes dicas:
Escolha bem o prestador de serviços
Nesse caso, não importa se o quarteirizado será uma empresa ou uma pessoa física. A escolha do prestador de serviços é muito importante para que as atividades sejam bem planejadas e executadas.
Busque referências no mercado para o setor que você deseja quarteirizar e opte sempre por quem tem mais tempo e experiência. Afinal, deve-se confiar em quem está cuidando de parte de sua empresa, não é mesmo?
Não utilize a quarteirização para a atividade principal da empresa
Se uma empresa de TI, por exemplo, terceiriza algum desenvolvimento de software por uma necessidade específica, não é uma boa prática que a gestão desse desenvolvimento seja quarteirizada. Isso porque a demanda está completamente relacionada ao core business da companhia e muitas vezes haverá a pressão e exigências de clientes.
Por isso, nesses casos, é importante que haja um administrador ou uma equipe interna que gerencie o serviço terceirizado.
Faça um planejamento detalhado
É fundamental para o sucesso de uma estratégia de quarteirização que o planejamento dos processos seja específico e detalhado. O parceiro que administrará as relações com empresas terceirizadas deve ter claro os objetivos e os resultados pretendidos com o seu trabalho. Isso pode ser feito com a criação prévia de uma metodologia corporativa.
Fique atento à contratação
Uma das etapas obrigatórias para a contratação de uma quarteirização é o estabelecimento de um instrumento contratual. Sendo assim, é importante estar atento a algumas particularidades nesse documento.
No contrato deve estar explícito os objetivos pré-acordados e é recomendado que caso não alcançados, a solução para o problema já esteja registrada, assim evita-se ruídos pós-contratação.
Uma boa solução é atrelar a remuneração ao cumprimento das metas. No momento da contratação devem estar presentes pessoas da área técnica relacionada aos serviços que serão prestados. Assim fica mais fácil o estabelecimento de metas factíveis.
Seja qual for a área de atuação da empresa, a quarteirização pode ajudá-la em seus processos em que não é especialista. Cabe ao administrador ter o discernimento necessário para saber quando é vantajoso utilizar essa metodologia, possibilitando direcionar, cada vez mais, o foco à atividade principal da organização.
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